Como INUTILIZAR NUMERAÇÃO de NF-e junto à SEFAZ?

A inutilização de NF-e, sinaliza aos órgãos de fiscalização que houve um equívoco no controle da numeração e que os números informados na sua manifestação não serão utilizados em nenhuma nota fiscal. Veja quais fatores são necessários para inutilizar uma NF-e: Ter ocorrido quebra na sequência numérica da NF-e.

Veja quais fatores são necessários para inutilizar uma NF-e:

Ter ocorrido quebra na sequência numérica da NF-e
A numeração em questão não ter sido usada em nenhuma outra NF-e
O número não ser relativo à NF-e cancelada
O número não ser relativo à NF-e autorizada
O número não ser relativo à NF-e denegada
A quebra na sequência não ser fruto de fraude ou dolo (intencional).

Quando não se aplica a inutilização de nota?

Uma confusão comum diz respeito ao cancelamento de NF-e. Nesses casos, não se aplica a inutilização da nota. O equívoco de entendimento costuma ocorrer porque uma NF-e cancelada também não possui valor monetário, tendo aos olhos dos órgãos responsáveis apenas efeito técnico. Vamos entender melhor essa e outras situações:

NF-e cancelada

Sempre que a numeração da nota fiscal é aprovada, mas não ocorre a circulação de mercadoria, ela precisa ser cancelada. Isso acontece, por exemplo, quando há erro de digitação no documento, falha em cálculos ou até desistência na negociação.

Quando uma nota precisa ser cancelada, a transmissão do pedido também é realizada a partir do sistema emissor, mas isso precisa ser feito em até 24 horas após a autorização da nota pela Secretaria da Fazenda e desde que não tenha ocorrido a ciência do destinatário. Se o cliente em questão confirmar a ciência da nota, ainda que a mercadoria esteja no seu estabelecimento, ela não poderá mais ser cancelada. Nesse caso, estamos falando de devolução da NF-e.

NF-e devolvida

Além do exemplo citado anteriormente, a devolução de NF-e se aplica a casos diversos, como na ausência de mercadorias e por atraso na entrega. A nota fiscal de devolução tem por objetivo anular os efeitos da operação de compra.

Entre seus campos, ela deve conter o número, a data da emissão e o valor da operação original, além de informar os impostos aplicáveis à transação. Ela deve ser enviada ao destinatário e também autorizada pelo Fisco, como qualquer NF-e.

NF-e rejeitada

A rejeição de uma NF-e acontece quando o documento possui erros nas informações relativas ao faturamento, quando a empresa emissora não está cadastrada com essa condição ou ainda se a sua assinatura digital se encontra corrompida. Também ao tentar utilizar a numeração de uma nota denegada, ela pode vir a ser rejeitada.

A rejeição da nota pode ser corrigida, sendo novamente submetida à Secretaria da Fazenda com a mesma numeração ou utilizando uma nova. Isso é possível porque o documento não tem validade jurídica.

NF-e denegada

A denegação de uma NF-e pode ocorrer quando há irregularidade ou pendência fiscal envolvendo o emitente ou o destinatário. Diferentemente de quando ocorre a rejeição, o número de uma nota denegada fica registrado na base de dados da Secretaria da Fazenda e não pode mais ser utilizado. O arquivo XML referente a essa NF-e precisa ser armazenado pelo prazo decadencial de cinco anos.

NF-e complementar

Como o nome indica, uma NF-e complementar é emitida para acréscimo de informações ao documento original, podendo trazer dados sobre valores, quantidade ou de ICMS. Seu caráter é sempre de complemento e nunca deve ser usada para substituir ou subtrair informações.

A NF-e complementar pode ser emitida quando ocorre aumento do preço original da operação, no volume de mercadoria ou para lançar imposto não recolhido inicialmente devido a um erro de cálculo, por exemplo.

Qual importância da inutilização de nota?
CONTROLE FISCAL!

Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da sequência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.

A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subsequente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).

A inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de sequência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.

As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.

Problema prático:

Se for feita a exclusão de uma nota (não PRÉ-NOTA) no MaxManager e essa numeração não for inutilizada na base de dados da SEFAZ, em algum momento o Fisco pode querer a prestação de contas sobre essa nota. Visto que se a nota fiscal for EXCLUÍDA do sistema, ela deixa de existir e você não terá registros da mesma.

E não ter feito a inutilização, não tem como justificar o porquê essa nota não consta na SEFAZ.

Como inutilizo a numeração de uma NF-e no Sistema MaxManager?

A inutilização é feita a partir da tela Documento Fiscal Eletrônico (NF-e, NFs-e, CT-e), localizada no menu Suprimentos / Emissor Documento Fiscal Eletrônico.

Assim que acessar a tela Documento Fiscal Eletrônico (NF-e, NFS-e e Ct-e) conforme imagem abaixo, irá clicar no botão Inutilização.

Na tela, será necessário preencher os seguinte campos:

Empresa filial: Empresa que emitiu a nota e agora deseja fazer a inutilização da numeração.
Serie: Serie da Nota Fiscal a ser inutilizada.
Modelo Fiscal: 55 NF-e ou 65 NFC-e.
Nº Inicial: Numero inicial, 100 do range de notas a serem inutilizadas (100 – 110).
Nº Final: Número final, 110 do range de número de notas a serem inutilizadas (100 – 110).
Motivo: Motivo pelas quais a numeração das NF-e’s foram inutilizadas.

Depois, basta clicar no botão ‘Inutilizar’, conforme representado na imagem acima.
Nesse momento, o sistema manda um evento de inutilização de numeração para a SEFAZ. Esses eventos são guardados no histórico das NFs que tiveram seu número inutilizados. Basta clicar na aba Histórico, para verificar.

‘Histórico’, conforme representado na imagem abaixo:

Nesse histórico, consta todas as numerações de notas que foram inutilizadas com a justificativa, data e protocolo do evento, conforme representado na imagem abaixo: