Processo de Adiantamento de Viagem

1. Objetivo

Este documento tem como objetivo descrever o processo de adiantamento de viagem para colaboradores, garantindo o correto controle financeiro, o registro adequado das movimentações bancárias e a integridade dos dados no sistema.

2. Visão Geral

O processo de adiantamento de viagem consiste na transferência de valores a colaboradores para cobrir despesas de deslocamento, hospedagem e alimentação em viagens corporativas.
Para um controle eficiente, é necessária a criação de uma conta corrente específica destinada a isso, denominada por exemplo como “Adiantamento”, por meio da qual serão realizadas as movimentações financeiras.

3. Processo Detalhado

3.1. Cadastro da Conta Corrente

Criar uma conta corrente específica, com a descrição “Adiantamento”, ou outro nome escolhido pelo cliente. (Financeira > Bancos e Caixa > Cadastros > Cadastro de Conta Corrente)
Essa conta será cadastrada apenas uma vez e estará vinculada ao caixa interno da empresa (não é necessário criar um novo banco).
A conta servirá exclusivamente para os adiantamentos e devoluções de valores relacionados a essas situações.

3.2. Cadastro e Movimentação de Históricos Bancários

Procedimentos:

Cadastrar históricos bancários específicos para: (Financeira > Bancos e Caixa > Cadastros > Cadastro de Histórico Bancário)
- TRANSFERÊNCIA ADIANTAMENTO (C)
- TRANSFERÊNCIA ADIANTAMENTO (D)
Registrar transferências entre contas, mantendo a descrição clara e objetiva para rastreabilidade (Financeira > Bancos e Caixa > Movimentações > Transferência Bancária).
- Exemplo prático:
  - Adiantamento para o colaborador X.
  - Devolução pós viagem do valor não utilizado.
Realizar o controle dos extratos bancários, garantindo que os lançamentos no sistema coincidam com as movimentações reais.

3.3. Processamento do Adiantamento de Viagem

Quando o colaborador retornar, verificar o valor efetivamente gasto.

Neste exemplo vamos supor que o colaborador levou 500,00, mas gastou somente 350,00.

Neste caso faremos uma transferência, devolvendo o valor não gasto para a conta original e criamos um contas a pagar do valor gasto.

150,00 → transferência à conta original.

350,00 → criação do contas a pagar.

O adiantamento deve ser documentado e registrado corretamente no sistema para assegurar o fechamento financeiro do período.

Procedimentos:

Devolver o valor restante à conta original. (Financeira > Bancos e Caixa > Movimentações > Transferência Bancária)
Registrar o valor do adiantamento como um título a pagar, vinculado ao colaborador responsável pela viagem.(Financeira > Contas a Pagar > Movimentações > Movimentação de Titulos Contas a Pagar)
Realizar a baixa do título utilizando a conta “Adiantamento”. (Financeira > Contas a Pagar > Bordero de Pagamento > Bordero de Pagamento)
Efetuar a conferência periódica dos extratos bancários, para validar as movimentações e corrigir eventuais divergências.

4. Boas Práticas

Manter um histórico detalhado das operações para auditorias e consultas futuras.
Garantir que cada adiantamento tenha um registro correspondente na movimentação de conta corrente.

5. Tarefas Práticas

Etapa	Descrição	Responsável
1	Cadastrar a conta corrente para o adiantamento	Financeiro
2	Cadastrar os históricos bancários de transferências	Financeiro
	Esses primeiros passos de cadastros serão feito somente uma única vez quando estivermos configurando.
3	Efetuar a transferência da conta que saiu o valor para a conta “Adiantamento”.	Financeiro
	Neste momento o colaborador voltou e prestou contas do valor utilizado
4	Efetuar a transferência do valor não utilizado da conta de “Adiantamento” para a conta de origem.	Financeiro
5	Lançar o título a pagar referente ao adiantamento	Financeiro
6	Baixar o título utilizando a conta do adiantamento	Financeiro
7	Imprimir comprovantes e conferir extratos	Financeiro

6. Resultado Esperado

Ao seguir este procedimento, a empresa manterá:

Fluxo de caixa organizado
Rastreabilidade das operações financeiras
Controle eficiente de adiantamentos e despesas de viagem
Conformidade com as práticas de gestão financeira e auditoria

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