A tecnologia já se consagrou como uma das principais aliadas de qualquer tipo de negócio na atualidade e, com a automatização dos pedidos de compras, além do setor ganhar produtividade, o nível de excelência também é elevado, pois as falhas diminuem.
O gerenciamento do setor de compras abrange um volume de informações grande e vários cálculos. Dessa maneira, com a implementação de um software como o sistema Max Manager, é possível ter um panorama completo dos ciclos de todas as aquisições da empresa, facilitando não somente a execução das tarefas, mas também a tomada das decisões corretas, pois todos os dados necessários ficam integrados. Um processo de compras otimizado deve ter como objetivo comprar os produtos certos, na quantidade correta, com entrega programada para a data de necessidade, de forma a evitar falta ou excesso de estoque.
SOLICITAÇÃO DE COMPRA
O departamento de compras não é simplesmente uma parte burocrática na rotina de uma organização. Ele é uma área-chave que pode trazer bastante potencial competitivo.
Isso porque cuidar da gestão desse processo representa um ponto muito importante para o atendimento das demandas de cada setor dentro da empresa. Sendo assim, se ele apresenta um desempenho satisfatório, a tendência é que tudo funcione em harmonia, pois os recursos necessários para o trabalho estarão presentes.
Nesse cenário, a aquisição de insumos tem um papel de destaque para a competitividade do negócio à medida que os esforços dos profissionais responsáveis pelos pedidos de compra estão cada vez mais voltados à otimização de recursos.
O objetivo é conquistar condições mais atrativas de negociação. Pensando em uma série de fatores que vão além do preço, é preciso que a equipe esteja preparada e tenha estratégias poderosas para extrair um bom custo-benefício nas suas operações.
Diante da inegável relevância dessa área e do seu impacto na conquista de melhores resultados, a gestão eficiente do departamento de compras ainda pode gerar os benefícios listados a seguir. Acompanhe!
- Redução de custo operacionais.
- Maior precisão na compra de materiais e matérias-primas
- Poder de garantir os melhores fornecedores
- Melhor administração do volume de recursos
- Otimização de tempo
Para atingir esse objetivo idealmente o setor de compras deve saber:
- Os produtos certos que devem ser comprados.
- A quantidade correta que deve ser comprada de cada produto.
- A data de entrega necessária para cada produto comprado.
- A data limite para compra de forma que os produtos cheguem na empresa na data de entrega desejada.
Uma solicitação de compra traz as seguintes informações chave para o setor de Compras:
- Produto: Produto que deve ser comprado.
- Quantidade necessária: Quantidade que deve ser comprada para atender a necessidade de uma ordem de produção ou necessidade agregada calculada pelo MRP (Manufacturing Resource Planning ou, em português, Planejamento de Recursos de Produção).
- Data da necessidade: Data que o produto comprado deve chegar na empresa.
- Data limite para compra: Data limite para compra pela sua empresa para que o produto chegue na data da necessidade.
Fluxo de Compras no MaxManager
Inicia-se a partir de uma Solicitação de Compras. Para criar a solicitação de compras no sistema, basta acessar o menu Comercial / Compras / Movimentações / Solicitação de Compras.
A Solicitação de compras poderá ser feita de duas maneiras no sistema MaxManager.
Solicitação de compras Manual:
O usuário acessará a tela Solicitação de Compras conforme imagem abaixo.
Nesta tela você poderá iniciar uma solicitação de compra do zero, que seria você incluir os produtos que deseja que sua solicitação contenha, a quantidade, unidade de medida, a data de uso (para quando irá precisar deste item), um centro de custo e se necessário por poderá incluir alguma observação nesta solicitação.
Observe que ao passo em que inseri itens, a solicitação ficará com Status “DIGITANDO” até que você termine de adicionar os itens e a Finalize, conforme imagem abaixo.
Ao término do preenchimento de sua solicitação, quando clicado no botão FINALIZAR a mesma precisará passar pelo crivo de aprovação. A mesma ficará com Status PENDENTE APROVAÇÃO conforme imagem abaixo. Ao finalizar a solicitação de compra, é atualizado o status da solicitação, se o mesmo estiver com status APROVADA (não significa que irá comprar já) significa que não possui uma cadeia de aprovação, esta solicitação não passará pelo crivo de aprovação de ninguém.
Porém é possível criar sim uma cadeia de aprovação. Ou seja suponhamos que o estoquista faz a solicitação de compras, e esta antes de ser encaminhada ao fornecedor passar antes por aprovação de outro setor.
Lembrando que, se por algum descuido esqueceu-se de inserir algum item neste solicitação, antes de passar pelo processo de aprovação, você poderá reabrir a mesma e continuar assim inserir os itens pendentes, basta clicar no botão REABRIR conforme imagem acima.
Solicitação de Compras – Aba Aprovação:
Observe que na Aba Aprovação, foi determinado/configurado no sistema que a solicitação de compras passaria pelo processo de aprovação do “Adilson Silva, Daniel Prado ou Synchron ou Gymcol do Brasil ou Ricardo Zacarin ou Fabiano ou TACILA FERREIRA” conforme imagem abaixo
Solicitação de Compras – Aba Pedidos/Notas:
Aqui no momento que você selecionar o produto, é possível visualizar se já existe algum pedido ou nota de compra em aberto para este produto, e com isso ficar atento quando será suprido a necessidade em relação ao produto.
Solicitação de Compras – Aba Sugestão de Fornecedores:
Nesta aba você pode sugerir os fornecedores no qual estão relacionados a este produto, para que quando a solicitação for enviada ao comprador, ele consiga visualizar e negociar com este fornecedor as cotações ou pedido. Você pode inserir o código do fornecedor, ou clicar na pequena lupa azul e pesquisar qual deseja, e depois clicar em adicionar. Lembrando que só é possível adicionar quando o status da cotação ainda estiver em “Digitando” se não será necessário reabrir e acrescentar, como na imagem.
Preenchido todos os campos da Solicitação de compras finalizar a Solicitação.
Como Configurar Procedimentos no MaxManager
http://community.maxmanager.com.br/wp-admin/post.php?post=1239&action=edit
COMPRAS | Aprovação de Compra
http://community.maxmanager.com.br/2020/12/compras-aprovacao-de-compra.html
COMPRAS | COTAÇÃO
http://community.maxmanager.com.br/2020/12/compras-cotacao.html
COMPRAS | LISTA DE COTAÇÃO
http://community.maxmanager.com.br/2020/12/compras-lista-de-cotacao.html
COMPRAS | PEDIDO DE COMPRA
http://community.maxmanager.com.br/2020/12/compras-pedido-de-compra.html
Também, estaremos à disposição no Chat On-Line, caso necessite de alguma informação adicional, ou através do endereço no link abaixo para abertura de tickets/tarefas para o Suporte Técnico na Área Help Desk Novo, conforme endereço abaixo:
Entrando Em Nossa Central de Ajuda
Suporte Técnico
Triplos Tecnologia.
+55 (16) 3371-1177
suporte@triplos.com.br
www.triplos.com.br
| O Sistema ERP fácil de usar |
**Antes de imprimir, pense em sua responsabilidade e compromisso com o MEIO AMBIENTE**
